Nuestros Módulos
Se han desarrollado 30 módulos interconectados, que contemplan todos los aspectos tecnológico-administrativos de empresas de Servicios, Comerciales y Productivas.
La alta flexibilidad de TRILAY, permite la implementación de un grupo mínimo de ellos hasta el sistema completo.
Administración de los Recursos Humanos de la empresa en una estructura funcional y jerárquica.
Sistema de Colaboración, lo que permite la integración global entre los empleados de cualquier área de la empresa, proveedores y clientes.
Sistema de Evaluación a 360 º, permitiendo conocer la calidad de la empresa y manejar incentivos a partir de ésta.
Sistema de E Learning que permite mantener la capacitación permanente en la empresa.
Sistema de Selección de Personal para tener un control de las entrevistas y pruebas realizadas a cada persona y el estado que presenta el mismo.
Manejo de Sueldos basados en la información del personal y de su puesto de trabajo, con simplicidad de manejo y múltiples informes.
Administración de la estructura empresarial, incluye el registro de los Gastos de mantenimiento que la empresa posee para llevar a cabo sus funciones.
Gestión de Cobranzas y Registro de Pagos relacionado con los procesos de Ventas, Compras y Gastos de la empresa.
Manejo de los Impuestos de la empresa incluyendo las retenciones (agente/Sujeto), percepciones (agente/sujeto) y presentaciones impositivas.
Gestión de los Procesos Financieros incluyendo la Conciliación Bancaria, Apertura y Cierre de Caja , Libro Banco, Manejo de cheques etc.
El proceso Contable cumple con los requerimientos de la Contabilidad Formal, incluyendo asientos automáticos, asientos manuales, generación de subdiarios, libro mayor, balance, etc.
Generación y control de Presupuestos económico y financiero como así también definición de centros de utilidad y costo de la empresa para conocer la rentabilidad de cada uno.
Administración y seguimientos de los Préstamos otorgados a la empresa, con múltiples reportes para conocer la situación actual, los gastos, intereses y capital adeudado.
Sistemas de Compras independientes para adquisición de bienes de uso, de insumos, de mercaderías y de servicios.
MarketPlace avanzado con contenidos de productos de cada unos de los proveedores relacionados con la empresa, lo que ayuda al proceso de compras y a la búsqueda de precios, ofertas, detalles de productos, etc.
Contempla las Adquisiciones de Servicios de las empresas y mantiene un control exhaustivo de ellos, tanto para tener seguimiento de las tareas pactadas, como los tiempos y el costo.
Administración y gestión de los Bienes de Uso que utiliza la empresa para servicios, productos o para el normal funcionamiento y cumplimiento de sus objetivos.
Proporciona un manejo de Insumos de Administración, Materias Primas o Materiales para el consumo interno de la empresa como así también para la producción de productos o servicios.
Sistema de Producción adaptado a dos tipos de producción específicos como Producción Continua y Producción por Proyecto.
Cada tipo de producción tiene un conjunto de pasos necesarios para su proceso.
Los pasos generales incluyen el Planeamiento, la Programación y el Lanzamiento de la misma. Dentro de la Programación esta incluido el proceso MRP (Manufacturing Resource Planning).
Costeo Basado en Actividades (ABC), permitiendo definir las actividades de un proceso y los costos de cada una de ellas, teniendo en cuenta los materiales y recursos humanos necesarios con sus respectivos costos.
Procesos de Ventas con las funciones referentes a Cotizaciones, Reservas, Pedidos, Facturas de Ventas y Notas de Crédito y todas las tares administrativas relacionadas como facturación sobre remitos, notas de debitos, manejo de cuenta de clientes, etc.
Los productos se organizan en almacenes de venta y de distribución, con control de stock óptimo a través de planificación de stock.
Se realiza un seguimiento detallado de Inventarios desde el ingreso del producto hasta su venta, el cual se puede visualizar en múltiples reportes.
A través del Balanced Scorecard (BSC) se integra toda la información gerencial del sistema, lo que permite la toma de las mejores decisiones.
Otorga la posibilidad de analizar la información con diferentes perspectivas y profundidades; logrando realizar el análisis de relaciones complejas a gran velocidad y extraer información a distintos niveles de detalle.
Además el modulo CRM (Customer Relationship Management) brinda apoyo para el manejo de los clientes de sus preferencias y todo lo relacionado a nuevas ventas a los mismos.
Módulos
Módulo de Recursos Humanos
Este modulo tiene como objetivo administrar los Recursos Humanos de la empresa y organizarlos sobre una estructura funcional y jerárquica.
Cada Recurso Humano de la empresa pertenece a un nivel jerárquico de la organización, por lo tanto para incluir cada persona en el sistema, primero, se debe estipular el organigrama empresarial con todos los niveles que lo integre.
Se puede contemplar la estructura de cualquier tipo de empresas: comerciales, industriales o de servicios, con cualquier localización: locales, nacionales o internacionales y de cualquier tamaño: pequeñas, medianas o grandes.
Cada persona que pertenezca a la organización debe ser ingresada con su legajo completo y con el perfil definido según el acceso que tendrá en el sistema.
Organigrama Funcional
Se configura el organigrama de la empresa en el sistema, siguiendo la estructura real de esta. Los niveles del organigrama pueden ser:
- Empresas
- Sucursales
- Departamentos
- Puestos de Trabajo
- Usuarios
Organigrama Jerárquico
A cada persona se le asigna un superior, que puede o no, seguir con la estructura funcional de la empresa. De esta manera se consigue una estructura jerárquica tomando en cuenta superiores, laterales e inferiores.
Módulo de Colaboracion
Este modulo tiene como objetivo facilitar la Comunicación entre el personal de la empresa para lograr una mejor Coordinación a la hora de realizar su trabajo. Además de brindar herramientas de apoyo al usuario para facilitar sus tareas.
Correo Electrónico
El usuario posee un Inbox particular, que sería su casilla de correo interno Trilay.
Esto permite:
- Enviar y Recibir correo interno*
- Enviar y Recibir correo externo**
- Reenviar correo interno a una cuenta externa
- Recibir correo automático del sistema
- Agrupar correo en carpetas
- Realizar correos recurrentes como recordatorio (con la periodicidad deseada)
Requerimientos
Las características más importantes del manejo de requerimientos son:
- Enviar un requerimiento donde se define el destinatario, la fecha de inicio, el requerimiento, objetivos, prioridad, resultado esperado y notas.
- Recibir requerimientos generalmente de un superior
- Realizar proceso productivo para el requerimiento recibido
- Enviar fecha de compromiso de finalización del requerimiento
- Cancelar el requerimiento
- Reasignar un requerimiento a otra persona
- Pedir autorización para realizar un requerimiento
- Realizar un requerimiento recurrente para que el destinatario lo reciba entre determinados períodos de tiempo.
Proceso Productivo (Proyecto)
El proceso productivo se utiliza para detallar las tareas a llevar a cabo, en el tiempo que cumplirán en conjunto con el requerimiento. Este se origina desde la primera tarea
(Requerimiento inicial) en adelante.
Las características más importantes son:
- Cada tarea tiene un nombre, una duración y un responsable en forma obligatoria. De no poseer tarea/s predecesora/s debe indicarse también la fecha de inicio de la tarea, en caso contrario la misma será calculada en forma automática.
- Además pueden seleccionarse los recursos materiales que vamos a utilizar por tarea, las predecesoras, el porcentaje de avance.
- Podemos adjuntar archivos a cada tarea y enviar esta tarea como requerimiento al responsable de la misma.
- También existe la posibilidad de organizar las tareas en distintos niveles, haciendo
- que una tarea contenga a otras.
- Además podemos mover hacia arriba y hacia abajo las tareas, eliminarlas o agregar nuevas.
- El sistema permite calcular Fechas, basadas en la duración, fecha de inicio, nivel y antecesoras para realizar el cálculo de las fechas iniciales y finales de las tareas.
- Cuando se necesite desarrollar un nuevo Project, se pueden listar los realizados anteriormente por el usuario y utilizándolo como plantilla, modificar los ítems y grabarlo como nuevo Project.
- Otra posibilidad es que el Project puede ser modificado en cualquier momento, posibilitando de esta forma la carga del porcentaje de la evolución de cada tarea.
- Se puede visualizar el camino crítico del proceso productivo que muestra en forma gráfica las tareas que intervienen en el proceso productivo y su relación entre ellas.
- Se puede obtener también el diagrama de Gantt para cada proceso productivo.
Cada Recurso Humano de la empresa pertenece a un nivel jerárquico de la organización, por lo tanto para incluir cada persona en el sistema, primero, se debe estipular el organigrama empresarial con todos los niveles que lo integre.
Se puede contemplar la estructura de cualquier tipo de empresas: comerciales, industriales o de servicios, con cualquier localización: locales, nacionales o internacionales y de cualquier tamaño: pequeñas, medianas o grandes.
Cada persona que pertenezca a la organización debe ser ingresada con su legajo completo y con el perfil definido según el acceso que tendrá en el sistema.
Organigrama Funcional
Se configura el organigrama de la empresa en el sistema, siguiendo la estructura real de esta. Los niveles del organigrama pueden ser:
- Empresas
- Sucursales
- Departamentos
- Puestos de Trabajo
- Usuarios
Organigrama Jerárquico
A cada persona se le asigna un superior, que puede o no, seguir con la estructura funcional de la empresa. De esta manera se consigue una estructura jerárquica tomando en cuenta superiores, laterales e inferiores.
Módulo Workflow
El modulo tiene como objetivo lograr una coordinación efectiva para realizar un proyecto con tareas secuenciales y con diferentes personas o áreas que las realizan.
El WorkFlow es un proceso productivo que tiene la característica especial de distribuir las tareas -tomando en cuenta la secuencia de éstas- a las personas encargadas de cada una de las etapas, en formas de requerimiento.
Para las primeras tareas se enviará el requerimiento con la tarea que corresponda, y se notificará el plazo disponible para realizarla.
Para el resto sólo se le enviará un mensaje notificando que son responsables de un paso de un proceso, que deberán comenzar un día X, y que pueden consultar el ciclo de vida del proceso.
Una vez que la primer tarea se finalice se enviará el requerimiento a la persona responsable de la siguiente tarea, y así sucesivamente.
Cada persona antes de empezar su tarea debe evaluar la forma en que se realizó la tarea anterior, ya que seguramente ésta influirá en su trabajo.
El proceso sigue hasta que la última tarea es finalizada. Cuando esto ocurre, la persona que generó el proceso recibirá un requerimiento de evaluación del workflow completo.
Módulo Evaluación
Este modulo tiene como objetivo reflejar el nivel de calidad actual e histórica de la empresa mediante consultas y reportes. Las consultas parten de lo general (toda la empresa) a lo particular (Una Persona) o viceversa.
Luego de estipular los parámetros que se utilizarán para la supervisión que se realizará en la empresa, todos los empleados de la empresa son evaluadores y evaluados.
Hay tres tipos de evaluación:
- Evaluación por requerimientos: Esta evaluación la realiza el emisor de un requerimiento cuando el destinatario lo finaliza.
- Evaluación por supervisión: La supervisión en 360º consiste en que un empleado es evaluado por su superior, laterales e inferiores. Esta evaluación es periódica y su periodicidad podrá ser configurada en el sistema
- Evaluación Automática: La evaluación automática la realiza el sistema y lo hace en base a dos condiciones:
- Requerimientos no contestados
- Fechas de Compromiso vencidas
Cada empleado puede consultar su gráfico de Rating desde el escritorio de usuario de la
Intranet, entre un período de tiempo y el actual. También podrá ver los detalles del mismo, o como está conformado dicho Rating.
Se podrá consultar y comparar calidad de áreas de la empresa, un grupo
de empleados de un área de acuerdo a ciertos parámetros o el nivel de calidad de la empresa en general.
Mediante la información obtenida bajo la supervisión, pueden aplicarse políticas según el rendimiento del personal.
Se pueden crear políticas a nivel de Empresa, Sucursal, Departamento o Puesto de Trabajo, utilizando sistema de herencia. Esto significa que si se asigna una política a toda la empresa,
todo usuario que pertenezca a esta se verá bajo esa política.
Todo el sistema de evaluación responde a la parametrización que se realizo del modulo.
Los parámetros que se deben definir son:
- Valores Corporativos, estos pueden ser: Actitud de Servicio, Eficiencia Operativa, Liderazgo Empresarial, etc.
- Categorías de los Valores Corporativos, ejemplos de estas son: Desarrolla las tareas con efectividad, Busca la mejora continua en el desarrollo de las tareas, etc.
Para cada puesto de trabajo se debe definir
- Pesos de Evaluadores que tendrán las evaluaciones en base a quien evalúa, inferiores, laterales y superiores.
- Pesos de tipos de evaluaciones, por supervisión o por requerimientos.
- Valores corporativos que se tendrán en cuenta para ese puesto de trabajo y asignarle pesos.
- Categorías, dentro de cada valor y agregarle el peso de cada una.
Además se deben estipular:
- Las reglas de evaluaciones automáticas, donde se deberá colocar cada cuanto se debe evaluar, y con que puntaje.
- La periodicidad del promedio móvil.
- Las políticas por empresa, sucursal, departamento, puesto de trabajo, y usuarios
Módulo Incentivos
Este modulo tiene como objetivo motivar al personal al mantener un buen rating de evaluación personal.
Para lograr motivación del personal se premia su cumplimiento con asignaciones de
TriPoints.
Los TriPoints son puntos que se asignan al personal en base a su Rating, el Rating de cada persona está dado por la suma de evaluaciones que se realizan (ver Modulo Evaluación).
Estos puntos sirven para ser canjeados por premios, definidos por cada empresa.
Además el módulo intenta lograr del personal una buena actitud ante el trabajo, y hacer algo más feliz la jornada laboral.
La Comunidad TRILAY es el lugar donde los usuarios pueden encontrar elementos, como
juegos y pasatiempos, para un momento de distracción entre tareas.
Esta comunidad posee:
- Actividades fuera del trabajo: se pueden publicar las actividades que se organizan fuera del trabajo y también permitir el registro de personas a estas actividades. Ejemplo de estas actividades son partidos de fútbol, encuentros, etc.
- Pensamiento del día: El sistema mostrara al usuario una reflexión día a día desde la comunidad TRILAY.
- Chistes aleatorios: El sistema mostrará al usuario chistes que se renuevan en forma constante. Los chistes aparecerán en la comunidad TRILAY.
- Tips del día: Consiste en una serie de consejos prácticos que pueden ayudar al trabajo cotidiano. Los Tips son sobre funciones en el manejo de la PC, datos de interés, etc.
- Encuestas: Permitirá a la Gerencia de RRHH generar una encuesta para todos o algunos miembros de la organización y luego analizar los resultados.
- Postulación: Permite al área de RRHH publicar una vacante de algún puesto de trabajo en la organización. Define los requisitos para el puesto y abre un registro de interesados.
Los usuarios tienen la posibilidad de cargar Pensamientos, Tips, Chistes y Actividades para compartirlos con el resto de las personas que utilizan Trilay.
Además el módulo se encarga de enviar Mensajes para:
- Felicitaciones de Cumpleaños: En base a los datos de las personas se mostrara un
aviso con una felicitación mientras también lo informa a su superior, laterales e
inferiores.
- Estímulos en base al Rating: Cuando el Rating de una persona muestre un progreso
dentro de un período, una ventana le mostrará un mensaje de felicitación por su
desempeño.
Módulo E-Learning
Este modulo tiene como objetivo administrar los Recursos Humanos de la empresa y organizarlos sobre una estructura funcional y jerárquica.
Cada Recurso Humano de la empresa pertenece a un nivel jerárquico de la organización, por lo tanto para incluir cada persona en el sistema, primero, se debe estipular el organigrama empresarial con todos los niveles que lo integre.
Se puede contemplar la estructura de cualquier tipo de empresas: comerciales, industriales o de servicios, con cualquier localización: locales, nacionales o internacionales y de cualquier tamaño: pequeñas, medianas o grandes.
Cada persona que pertenezca a la organización debe ser ingresada con su legajo completo y con el perfil definido según el acceso que tendrá en el sistema.
Organigrama Funcional
Se configura el organigrama de la empresa en el sistema, siguiendo la estructura real de esta. Los niveles del organigrama pueden ser:
- Empresas
- Sucursales
- Departamentos
- Puestos de Trabajo
- Usuarios
Organigrama Jerárquico
A cada persona se le asigna un superior, que puede o no, seguir con la estructura funcional de la empresa. De esta manera se consigue una estructura jerárquica tomando en cuenta superiores, laterales e inferiores.
Módulo Selección del Personal
Este modulo tiene como objetivo administrar los Recursos Humanos de la empresa y organizarlos sobre una estructura funcional y jerárquica.
Cada Recurso Humano de la empresa pertenece a un nivel jerárquico de la organización, por lo tanto para incluir cada persona en el sistema, primero, se debe estipular el organigrama empresarial con todos los niveles que lo integre.
Se puede contemplar la estructura de cualquier tipo de empresas: comerciales, industriales o de servicios, con cualquier localización: locales, nacionales o internacionales y de cualquier tamaño: pequeñas, medianas o grandes.
Cada persona que pertenezca a la organización debe ser ingresada con su legajo completo y con el perfil definido según el acceso que tendrá en el sistema.
Organigrama Funcional
Se configura el organigrama de la empresa en el sistema, siguiendo la estructura real de esta. Los niveles del organigrama pueden ser:
- Empresas
- Sucursales
- Departamentos
- Puestos de Trabajo
- Usuarios
Organigrama Jerárquico
A cada persona se le asigna un superior, que puede o no, seguir con la estructura funcional de la empresa. De esta manera se consigue una estructura jerárquica tomando en cuenta superiores, laterales e inferiores.
Módulo Sueldos
Este modulo tiene como objetivo liquidar sueldos de una forma ágil y óptima, con una configuración sencilla, amplia y fácil de realizar.
Ya que cada compañías tienen sus propias características el sistema permite una completa configuración, permitiendo parametrizar los siguientes puntos:
- Tipos de Entidades: Obra Social, Sindicatos, etc.
- Entidades: IMSS, AFIP, etc.
- Planes: Básico, Jerárquico, etc.
- Variables: VENTAS ,PORCCOMISION, SUELDOBÁSICO, HORASNORMALES, etc.
- Tipos de Liquidación: Normal, Extraordinaria, Aguinaldo, etc.
- Conceptos: Básico, Antigüedad, Comisiones, etc.
- Formulas: VENTAS*PORCCOMISION= Comisiones
- Novedades: Vacaciones, Licencia por enfermedad, por estudio, etc.
Dependiendo del esquema de sueldos que se desea implementar, los cálculos pueden ser más o menos complejos.
Para lograr una completa capacidad de adaptación a los múltiples esquemas que se podrían presentar, el módulo provee un sistema de fórmulas muy sencillas pero de amplio alcance.
Las fórmulas son de especial importancia en la definición del cálculo de conceptos como:
Impuestos a las Ganancias, Aguinaldos, Liquidaciones, Deducciones, etc.
Existe un sistema de herencia para la configuración, de forma tal que si la liquidación es configurada a un nivel, se puede heredar la estructura a todos los niveles inferiores y modificar algún caso si se desea.
El proceso de liquidación se puede realizar para todos los niveles a la vez o por niveles individuales.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Conceptos del Periodo
- Novedades
- Calculo de Sueldos
- Calculo de Sueldos Detallado
- Detalle de Pagos
- Contribuciones Patronales
Módulo Insumos
Este modulo tiene como objetivo facilitar la administración de materiales y/o insumos para consumo interno de la empresa o para la producción de Artículos.
Los insumos se organizan por rubros en forma de árbol.
Se diferencian en 3 tipos:
- Insumos de Administración
- Materias Primas
- Materiales
Los primeros se utilizan para consumo interno y los otros dos se utilizan para la producción.
Para cada tipo de insumo se puede:
- Generar una planificación de stock para reposiciones automaticas
- Asignación de Costo Estándar
- Asignar tipo de Valoración Utilizada (FIFO,LIFO,PPP,PUC,PE,PR)
- Ingreso de Stock a través de recepción por factura o remito
- Manejo de devoluciones
- Generar Ingreso Directo
- Generar Egreso Directo
Se crean los almacenes que sean necesarios y se distribuyen los insumos en los almacenes correspondientes.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Stock
- Traslados
- Movimientos de Stock
- Movimientos de Stock detallado
- Costo Estándar Histórico
Módulo Bienes de Uso
Este modulo tiene como objetivo facilitar la administración y la gestión de todos los bienes de uso que utiliza la empresa para concretar servicios o productos para el normal funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos.
El modulo está diseñado para realizar un seguimiento preciso de los bienes patrimoniales de capital (muebles, inmuebles, vehículos, semovientes, material bibliográfico, computadoras, etc.). Para ello organiza los bienes por rubros, y por jerarquía, de esta manera se conoce con exactitud la ubicación y su categoría.
Los bienes de uso pueden ser clasificados según su estado, como “En Uso”, “Stand By”,
“Deteriorado”, u otros estados que la administración puede crear, adecuando las categorías a
sus necesidades y realidades.
Se pueden realizar traslados de los bienes de uso entre las distintas jerarquías de la empresa.
Existen responsables de mantenimiento para cada bien de uso, por lo que un mantenimiento de un activo es identificado y derivado al encargado en forma automática.
La organización por niveles y el acceso al historial de movimientos del elemento permite una consulta constante de estado actual y del recorrido de cada Bien de Uso de la empresa.
Se generan en forma automática los movimientos de amortizaciones de cada bien de uso utilizando toda la información histórica del mismo y el tipo de amortización utilizada.
Módulo Productos
El módulo de Productos permite la administración y gestión de los productos que vende la empresa, para conocer en tiempo real los movimientos de entradas, salidas, exigencias, etc.
Este módulo permite la administración general de los productos, convirtiéndose en una útil herramienta para una gran variedad de compañías de los sectores comerciales, de distribución y de manufactura, etc.
Los productos se organizan por rubro en forma de árbol.
Los mismos se pueden relacionar con artículos de proveedores para agilizar la compra de los mismos.
Se pueden administrar múltiples almacenes y se asignan los responsables de los mismos que serán las únicas personas con acceso al manejo de los mismos.
Los productos pueden ser transferidos entre los distintos almacenes.
Además se pueden estipular controles periódicos a los almacenes para verificar su estado físico, evitando correr el riesgo de perder productos por problemas de humedad, insectos, animales, calor, frío, etc.
Para el caso de que un artículo esté en mal estado podrá ser descartado, indicando el motivo de esa determinación. A su vez se pueden realizar salidas especiales de los artículos, quedará en el sistema un registro de esta salida especial para controles de auditoría.
Otra característica importante que poseen los almacenes es la posibilidad de realizar una planificación de stock, donde el sistema reporta el momento en el que se alcanza el stock mínimo para que se reponga esa mercadería en el momento justo (funciona sólo en conjunto con modulo de compras).
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Stock
- Traslados
- Movimientos de Stock
- Movimientos de Stock Detallado
Módulo Proveedores
Este modulo tiene como objetivo es mantener una base de datos actualizada de todos los proveedores con los que la empresa trabaja y poder obtener en forma inmediata el saldo actual con el mismo.
Se puede crear nuevos proveedores, importar en forma masiva, modificar sus datos, crearles acceso web, cargar sus productos y relacionar productos de ellos con algunos nuestros.
Los proveedores podrán ser de tipo:
- Servicios Profesionales
- Servicios Generales
- Comerciales
- Transporte
- Productores
Se puede definir características especiales a los mismos según el tipo de proveedor.
- Para los proveedores que son productores se puede asociar a las mismas fincas con cuarteles para mantener una trazabilidad sobre la materia prima que nos provea.
Para los proveedores que son de transporte podemos cargar la flota del mismo incluida sus camiones, acoplados y choferes, para relacionarlo con la emisión de Remitos.
- Para los proveedores que son comerciantes, se pueden cargar los productos que nos venden con sus listas de precios, con lo cual se puede contar con un Marketplace propio.
Se posee un sitio especial para los proveedores donde estos pueden ingresar y observar sus Órdenes de Compras pendientes, las facturas entregadas con el monto cobrado de las mismas.
Además pueden actualizar sus datos, cargar sus artículos, cargar sus listas de precios, etc.
Hay un proceso de evaluación de proveedores opcional que permite que cada vez que un proveedor entregue una mercadería sea evaluado en puntualidad, cantidad, calidad, y otras categorías configurables, a fin de mantener un Rating de los mismos y tomarlo en cuenta para futuras compras.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Resumen de Cuenta
- Resumen de Cuenta General
- Consolidado de Deuda
- Consolidado Detallado
Módulo Gastos
Este modulo tiene como objetivo administrar los Gastos de la empresa.
Los comprobantes se cargan organizados por concepto e items, con lo cual se puede obtener una agrupación en base a las necesidades de cada empresa.
Se pueden administrar comprobantes periódicos con los datos básicos de los mismos y una periodicidad para que cada vez que se cumpla la misma se genere en forma automática y solo sea necesario modificar los datos especiales del comprobante recibido.
Este proceso no solo ayuda a la carga de los comprobantes sino que permite visualizar que hay comprobantes que no han sido recibidos en tiempo.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Comprobantes de Gastos
- Comprobantes de Gastos detallados mas Cobros
- Gastos por Periodo
- Resumen de Gastos Mensual
- Control Presupuestario
Módulo Compras
Este modulo tiene como objetivo la gestión de todo el circuito de compras para consumo interno de la empresa o para los procesos productivos.
El modulo de Compras tiene dos áreas bien diferenciadas:
- Generación de Ordenes de Compras
- La administración de Comprobantes
Ordenes de Compras
La requisición de compras dependerá del tipo pero puede ser:
- Automática por stock mínimo
- Mediante un requerimiento de compras
- Directa
El responsable de compra, al recibir la requisición del artículo puede realizar una asignación directa si cuenta con el producto en stock. De no contar con él, realiza una orden de compra con los productos necesarios.
Existe un Marketplace que es una base de datos que incluye todos los artículos que ofertan los proveedores y todos los artículos que la empresa compra frecuentemente. Esta herramienta proporciona en forma ágil distintas alternativas para dar con el producto apropiado a la necesidad.
La orden de compra contiene el/los producto/s, el precio y el plazo para la entrega.
Antes de poder concretar una orden de compra, debe atravesar cuatro controles de compra, estos son:
- Control de Presupuesto Económico
- Control de Presupuesto Financiero
- Control por Monto Máximo por Insumo
- Control de Monto Máximo por Stock
En el caso de que algún control no se autorice automáticamente por el sistema por no cumplir con lo establecido, se enviara un requerimiento de autorización a un responsable de autorización que decidirá si es apropiada la realización de la compra.
Administracion de Comprobantes
Cuando se recibe la mercadería se da el ingreso de la misma a partir de una factura o un remito y desde la administración se completa la factura o se carga la misma a partir de los remitos recibidos.
Los comprobantes se cargan organizados por concepto e ítems, con lo cual se puede obtener una agrupación de las compras en base a las necesidades de cada empresa.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Comprobantes de Compras
- Compras por Periodo
- Resumen de Compras Mensual
- Compras para Recupero
Módulo Adquisición de Servicios
Este modulo tiene como objetivo contemplar los casos de adquisición de servicios de las empresas y/o sucursales y tener un control exhaustivo de ellos, tanto para tener seguimiento de las tareas pactadas, como los tiempos y el costo.
Abarca desde la orden de servicio que genera la empresa hasta el pago de la misma.
Para tener un control sobre las tareas de la Orden de Servicio y sus tiempos, se puede realizar un proceso productivo del servicio contratado; de esta forma con solo visualizar el diagrama de Gantt podemos observar si esta dentro de los parámetros de tiempo dispuestos, este proceso será opcional.
La actualización del Proceso Productivo la deberá realizar el que controla el servicio adquirido.
El modulo de Adquisición tiene dos áreas bien diferenciadas:
- Generación de Ordenes de Servicio
- La administración de los comprobantes
Ordenes de Servicio
Una vez que se carga la Orden de Servicio se realiza un control presupuestario sobre la misma, si supera al mismo se permite imprimir y mandar por mail, sino queda en estado pendiente hasta que el responsable la autorice.
Administracion de Comprobantes
Desde la administración de comprobantes se generan las facturas asociadas a Órdenes de Servicio o independientes a las mismas.
Se permite que se carguen directamente las facturas de los servicios siempre que el valor este dentro del presupuesto definido para ese servicio en el periodo que corresponda.
Sino el sistema obliga realizar una Orden de Servicio para ser autorizada.
Los comprobantes se cargan organizados por concepto e ítems, con lo cual se puede obtener una agrupación de los servicios en base a las necesidades de cada empresa.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Comprobantes de Servicios
- Comprobantes de Servicios detallado mas Pagos
- Servicios por Periodo
- Control Presupuestario
- Autorizaciones por Exceso
Módulo de Pagos
Este modulo tiene como objetivo realizar los pagos de todas las obligaciones contraídas sobre las Compras, Gastos, Impuestos, Tasas y/o Servicios y Sueldos que la empresa paga periódicamente.
Existe un cronograma de Pagos que lista todas las obligaciones a pagar con el detalle de los comprobantes a pagar y ordenadas según fecha de vencimiento de las mismas.
Desde allí se puede generar una orden de pago o imputar el comprobante con una orden de pago anticipada o una Nota de Crédito.
Al emitir la Orden de Pago se debe definir el monto a cancelar y los medios de pago utilizados
Para ello se cuenta con un tablero financiero donde se listan la cuentas tipo Caja, Bancos, Cheques, Tarjetas de crédito y cuentas de Retenciones impositivas con sus saldos actuales.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Detalle de Pago
- Pago por medio de Pago
- Comprobantes pendientes de pago
- Comprobantes pendientes a imputar
- Control de Pagos
- Órdenes de Pago Anuladas
Módulo de Clientes
Este módulo tiene como objetivo administran los clientes de la empresa.
Los mismos son fundamentales para el funcionamiento de los módulo de Ventas y Cobros.
Se pueden administrar las sucursales de los clientes para utilizarlas en el momento de emisión de remitos de despacho, y obtener reportes de entregas de mercadería por sucursal.
Una funcionalidad interesante del módulo es que existe la posibilidad de emitir un email masivo a los clientes seleccionados para enviarles su resumen de cuenta y recordarle sus deudas.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Resumen de Cuenta
- Resumen de Cuenta por Servicio/Articulo
- Resumen de cuenta General
- Ventas en Montos
- Ventas en Unidades
Módulo Ventas
Este módulo tiene como objetivo cubrir todas las necesidades correspondientes a la
Gestión de Ventas, tanto de artículos como de servicios.
El módulo permite sistematizar la Gestión de Ventas completa incluyendo
- Administración de comprobantes (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Debito)
- Facturas sobre Remitos Emitidos
- Factura electrónica
- Manejo de Reservas
- Ingreso de Pedidos
- Generación de Cotizaciones
- Carga de Devoluciones
- Control y Liquidación de Comisiones
Para el caso que la empresa sea exportadora se incluye la posibilidad de emitir facturas de exportación, las cuales se les incorporan la cotización de la fecha del comprobante y que serán impresas en la moneda que se requiera.
También se lleva un registro de la fecha de cumplido de embarque para dejar constancia de esa fecha que se necesita para ciertos reportes para los Recupero de IVA.
El módulo también permite emitir
- Facturas por Lotes, que sería la misma factura a un lote de clientes,
- Facturas Periódicas, con lo cual se genera una factura modelo automáticamente en el periodo estipulado y los montos indicados para los clientes definidos.
- Facturas Electrónicas
Para las empresas que pagan comisiones por ventas a sus vendedores se puede llevar una administración de las comisiones por vendedor, por fecha, por artículo o servicio y liquidarlas en forma total o parcial y en cualquier momento conocer los montos de comisiones del periodo, los pagados y las pendientes de pago.
Módulo Cobros
Este módulo tiene como objetivo cubrir todas las necesidades correspondientes a la Gestión de Cobranzas sobre las Ventas realizadas.
Existe un cronograma de Cobros que lista todas las deudas de clientes con el detalle de los comprobantes a cobrar y ordenadas según fecha de vencimiento de las mismas.
Desde allí se puede generar un recibo o imputar el comprobante con un recibo anticipado o una Nota de Crédito.
Al emitir el recibo se debe definir el monto a cancelar y los medios de cobro utilizados.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Detalle de Cobro
- Cobranzas por medio de cobro
- Comprobantes pendientes de cobro
- Comprobantes pendientes a imputar
- Control de cobros
- Recibos Anulados
Módulo Fondos
Este módulo tiene como objetivo administrar, con el máximo detalle, todas las operaciones relacionadas con dinero (Cajas), Cuentas Bancarias (Bancos), Tarjetas, Cheques propios, Cheques de terceros y otros valores, facilitando la gestión y el control financiero de la empresa.
Cuenta de efectivo
Administración de ilimitadas cuentas con la moneda que se requiera
Administración de los siguientes comprobantes:Cobro de Cheques
Transferencia de Caja
Flujo de Caja detallado
Arqueos de Caja con posibilidad de registrar movimientos pendientes de carga.
Permisos especiales por cuentas
Reportes de los Comprobantes de Caja emitidos
Cuentas Bancarias
Administración de ilimitadas cuentas con la moneda que se requiera
Administración de los siguientes comprobantes:Depósito Bancario
Extracción Bancaria
Transferencia Bancaria
Nota de Crédito Bancaria
Nota de Debito Bancaria
Flujo Bancario sobre cada una de las cuentas cargadas en la empresa
Conciliación Bancaria con posibilidad de registrar movimientos pendientes de carga y búsqueda rápida de movimientos por monto, por movimiento o por cheque.
Administración de conceptos bancarios
Reportes de:Comprobantes Bancarios
Comprobantes Bancarios Detallados
Conceptos por Periodo
Saldo Banco vs Saldo Conciliado
Cheques
Administración de chequeras
Listado de cheques propios y de terceros en el estado actual
Trazabilidad del circuito de los cheques dentro de la empresa
Reportes de:Cheques Propios
Cheques Propios No Utilizados
Cheques Pago Diferido
Cheques de Tercero
Módulo Impuestos
Este modulo tiene como objetivo llevar un control de los impuestos de la empresa.
Se pueden configurar los impuestos que correspondan para cada empresa, los tipos de impuesto son
- Impuesto al valor agregado (Ej. IVA en Argentina)
- Impuesto sobre la Facturación (Ej. Ingresos Brutos en Argentina)
- Impuestos sobre Sueldos (Ej.SUSS en Argentina)
- Otros
Cada uno tiene un tipo de configuración particular.
El modulo permite:
- Manejo de Retenciones, tanto con la figura de Agente como Sujeto a Retención del impuesto que corresponda.
- Manejo de Percepciones, tanto con la figura de Agente como Sujeto a Percepción del impuesto que corresponda.
- Obtener un listado de movimientos de cada impuesto, filtrados por fecha y tipo.
- Administrar las presentaciones de cada impuesto tomando en cuenta los movimientos que registran.
Las presentaciones impositivas se pueden exportar del sistema para ser importadas por la aplicación fiscal que corresponda.
Como las presentaciones impositivas requieren del pago de las mismas se listan automáticamente en el cronograma de pagos de la empresa, lo que permite tener un presupuesto de pagos completo de la empresa.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Libro Impuestos de IVA Ventas
- Libro Impuestos de IVA Compras
- Listado de Certificados de Retención emitidos
Módulo Prestamos
El objetivo de este modulo es administrar los préstamos que se otorgan a la empresa.
Se busca tener un control detallado del pago del préstamo y poder conocer en cualquier momento la situación actual de nuestra empresa frente al préstamo a partir de los diferentes reportes.
Sobre cada préstamo se puede estipular
- Monto
- Moneda
- Plazo
- Tipo de Interés
- Interés
- Tipo de Calculo
- Frecuencia de Pago
- Condiciones
- Cantidad de Meses Gracia o Mora
- Comisión de Apertura
- Gastos de Formación
- Prima de Seguro
- Titulares
- Garantías
Se pueden realizar simulaciones sobre:
- Calculo Amortización
- Calculo de Variaciones
En la carga de los comprobantes se puede detallar el concepto de los mismos que pueden ser del tipo:
- Capital
- Gastos
- Intereses
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Capital Pagado vs Capital Pendientes
- Cuadro de Pago de Préstamo
- Variación de Interés variable
Módulo Contable
Este modulo tiene como objetivo llevar la Contabilidad Formal de la empresa.
Desde la contabilidad de gestión se generan los asientos en la periodicidad deseada y uno a uno o agrupados por modulo, por día, por comprobante, etc.
La información contable se encuentra totalmente integrada y disponible en forma permanente con una trazabilidad completa a los comprobantes originales.
Se pueden cerrar los periodos y ejercicios con lo cual se bloquea la posibilidad de generación de asientos en el periodo y/o ejercicio cerrado.
Los reportes se pueden obtener al nivel del plan de cuentas deseado para poder analizar la información desde una visión general hasta el máximo detalle.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Asientos Contables
- Mayores de Cuentas
- Balance de Sumas y Saldos
- Estado de Resultados
- Estado de Situación Patrimonial
Módulo Producción
Este modulo tiene como objetivo facilitar y Optimizar los procesos de planificación, programación, lanzamiento y control de la producción al contar con toda la información necesaria.
Este módulo abarca desde la Planificación de la producción, hasta el control operativo del mismo.
El mismo está destinado a empresas productoras con tipos de producción continua por lotes o por montaje.
Dentro de la programación de la producción está incluido el proceso MRP (Planeación de
Requerimientos de Materiales)
Los principales propósitos de una MRP son controlar los niveles de inventario, asignar prioridades operativas a los artículos y planear la capacidad para cargar el sistema de producción.
Entre las ventajas de un sistema MRP se pueden considerar los siguientes ítems:
- Capacidad para fijar los precios de una manera más competente.
- Reducción de los precios de venta.
- Reducción del inventario.
- Mejor servicio al cliente.
- Mejor respuesta a las demandas del mercado.
- Capacidad para cambiar el programa maestro.
- Reducción de los costos de preparación y desmonte.
- Reducción del tiempo de inactividad.
- Suministrar información por anticipado para la programación de la producción
- Indicar cuándo demorar y cuando agilizar.
- Agilizar o retardar la fecha de los pedidos.
- Ayudar en la capacidad de planeación.
- Reducción hasta el 40% en las inversiones de inventario
La filosofía de la Planeación de Requerimientos de Materiales es que estos deben enviarse de prisa y este envío debe efectuarse cuando la falta de ellos pueda retrasar el programa de producción general y demorarse cuando el programa se atrasa.
Módulo de Gestión de Proyecto
Este modulo tiene como objetivo facilitar la planificación, estimación de costos, distribución de recursos, planificación de tareas y control correctivo de proyectos de cualquier magnitud, para mejorar la gestión del encargado de proyectos de una unidad empresarial.
Abarca desde la Planificación del proyecto en el proyecto, hasta el control operativo y financiero del mismo.
El modulo permite llevar múltiples proyectos en paralelo y por cada uno de ellos se puede:
- Presupuestar el Proyecto, en cuanto a insumos a utilizar
- Servicios
- Materias primas
- Materiales
- Insumos administrativos
- Planificar las tareas a realizar, con especificación de
- Tiempos
- Insumos
- RRHH
Sobre el proceso productivo del proyecto se puede calcular los costos aproximados, y representar gráficamente el mismo a través del un Gantt o Perth.
Sobre el avance o finalización del proyecto se puede comprar el presupuesto asignado sobre los gastos reales del mismo.
Módulo Servicios
Este modulo tiene como objetivo llevar un control de los servicios prestados a nuestros clientes organizados por Orden de Servicio.
Cada Orden de Servicio tiene el detalle del servicio solicitado y sobre el mismo se puede:
- Cargar la Solicitud Inicial
- Adjuntar Archivos
- Detallar las tareas realizadas, con un responsable y la cantidad de tiempo dedicada a la misma
- Detallar un listado de los Recursos Materiales Utilizados para las tareas
- Incluir factores de costos (costos indirectos asociados)
Las Órdenes de Servicio las puede cargar el mismo cliente desde el sitio Web de la empresa o se pueden cargar internamente sobre la necesidad prevista por el cliente.
Por cada Orden de Servicio se puede visualizar los costos asociados de las tareas, recursos y factores de costos. Con lo cual podemos facturar la misma con el porcentaje de rentabilidad estipulado con mucha precisión.
Al cliente no solo le enviaremos la factura del servicio solicitado sino un resumen detallado de todas las tareas, recursos y factores de costos asociados al mismo.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Ordenes de Servicio
- Tareas Órdenes de Servicio
- Recursos Órdenes de Servicio
- Factores de Costo
- Costos Órdenes de Servicio
Módulo Logistica
Este modulo tiene como objetivo distribuir los pedidos que se reciben de los clientes optimizando costos y asegurando el máximo nivel de servicio.
El proceso se origina desde los Pedidos realizados a los clientes que no han sido despachados.
Los pedidos se agrupan en función de la zona y fecha de entrega y generan las Hojas de Ruta. Se calcula automáticamente los kg., bultos, pallets, etc. que incluye la Hoja de Ruta a fin de visualizar el aprovechamiento que tiene el viaje.
A la Hoja de Ruta se le asigna una Unidad Interna (flota propia) o una Unidad Externa (Fletero) y se le define fecha y hora de salida general y fecha y hora de entrega por Pedido.
Cada vez que sale o entra un Viaje se deja un registro de Fecha, Hora, Chofer, Documentación, Combustible y Cantidad de bultos que contiene para llevar un control cruzado de información.
Con la entrega de los remitos firmados, cobranzas si correspondiera y los rechazos de productos que pudieran existir se rinde el viaje y se cierra la Hoja de Ruta.
Adicionalmente el modulo soporta los procesos complementarios que aseguran la calidad en el servicio:
- Gestión de Documentación de Transportistas
- Gestión de Incidentes en las Entregas
- Seguimiento de las Entregas y Viajes
- Liquidación de Fletes a Transportes
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Hojas de Ruta
- Hojas de Ruta Detallados
- Entradas/Salidas
- Incidencias
Módulo Costos
El modulo tiene 2 objetivos fundamentales:
- Control presupuestario de Compras y Gastos de la empresa
- Manejo de Centros de Costos y de Utilidad para cada egreso o ingreso de la empresa
El módulo brinda la posibilidad de realizar un presupuesto por año para la empresa y sus sucursales. El presupuesto se discrimina en nivel primario a nivel de centros, pero además el mismo se puede detallar a nivel:
- Financiero
- Por rubros (para compras)
- Por conceptos (para gastos)
- Por conceptos (para Servicios)
Los presupuestos generados sirven para realizar controles presupuestarios previos a las compras y posteriores a los gastos por bienes o servicios.
Además posibilita al área de Pagos llevar a cabo previsiones económicas y financieras puntuales para cada mes del año.
Cada vez que se genera un gasto o un ingreso en la empresa, el mismo se debe asignar al centro de costo o utilidad que corresponda.
Por lo tanto en todo momento se puede consultar los gastos netos e ingresos netos de la empresa filtrados por Centro y por fechas.
Además se puede analizar la rentabilidad de cada uno de los centros en forma directa.
Se pueden obtener los siguientes reportes:
- Detalle de Planificado vs Real
- Reporte de Distribución de Centros
- Reporte de Centros Detallado
- Reporte de Centros por Ítems
- Reporte de Distribución de Meses
- Detalle de Presupuesto Económico
- Detalle de Presupuesto Financiero
- Reporte de Autorizaciones por Exceso
- Rentabilidad
Módulo BSC (Tablero de Comando)
Este modulo tiene como objetivo administrar los Recursos Humanos de la empresa y organizarlos sobre una estructura funcional y jerárquica.
Cada Recurso Humano de la empresa pertenece a un nivel jerárquico de la organización, por lo tanto para incluir cada persona en el sistema, primero, se debe estipular el organigrama empresarial con todos los niveles que lo integre.
Se puede contemplar la estructura de cualquier tipo de empresas: comerciales, industriales o de servicios, con cualquier localización: locales, nacionales o internacionales y de cualquier tamaño: pequeñas, medianas o grandes.
Cada persona que pertenezca a la organización debe ser ingresada con su legajo completo y con el perfil definido según el acceso que tendrá en el sistema.
Organigrama Funcional
Se configura el organigrama de la empresa en el sistema, siguiendo la estructura real de esta. Los niveles del organigrama pueden ser:
- Empresas
- Sucursales
- Departamentos
- Puestos de Trabajo
- Usuarios
Organigrama Jerárquico
A cada persona se le asigna un superior, que puede o no, seguir con la estructura funcional de la empresa. De esta manera se consigue una estructura jerárquica tomando en cuenta superiores, laterales e inferiores.
Módulo CRM
Este modulo tiene como objetivo mejorar las relaciones con los clientes, permitiendo disminuir los costos del seguimiento y obtención de nuevos clientes y aumentar la fidelidad de los ya existentes, lo cual, en ambos casos, significa mayores ventas y más rentabilidad para el negocio.
Se permite la importación de potenciales clientes y los seguimientos de los mismos, con lo cual se pueden generar nuevos eventos sobre ellos.
Los vendedores poseen una agenda diaria con todos los eventos pendientes a realizar sobre los prospectos con lo cual se lleva un control estricto de los contactos realizados y los resultados obtenidos en cada uno de ellos.
Se pueden generar campañas para vender los servicios o productos sobre un filtro detallado de la base de datos de prospectos propios e incorporar información en formato HTML para ser recibido en un mail.
También el sistema permite programar Newsletters a los prospectos o clientes según el grupo al que pertenecen los mismos. Los clientes o prospectos que no deseen recibir el Newsletter pueden descubrirse al mismo si no desean recibirlo más.
Desde el modulo se puede transformar un prospecto en cliente en un paso muy simple y comenzar a generarle comprobantes de venta.
Grandes Beneficios
Integración Global, contacto directo con cualquier área de la empresa, clientes o proveedores.
Incremento de productividad al estandarizar y optimizar los procedimientos internos
Trazabilidad detallada de cada lote de producción
Modernización de los procesos de negocios
Mayor acceso a la información
Trazabilidad completa de cada comprobante
Bases de datos centralizadas en las que se registran, procesan monitorizan y controlan todas las funciones de la actividad empresarial
Reducción de costos operativos
Controles específicos sin mucho esfuerzo.
Servicio al cliente más eficiente
Evaluación de desempeño de la empresa, sucursal, departamento, puesto de trabajo o empleado.
Visión integral de la empresa en cualquier momento, posibilitando generar múltiples reportes en tiempo real.
Nuestro sistema TRILAY lleva su nombre porque esta diseñado sobre una concepción de 3 capas de información.
La primer capa es la llamada Comprobantes en la misma se registran todos los comprobantes al sistema bajo procesos que cumplen con normas de calidad, esta tarea puede ser realizada por operadores que no requieren de tener conocimientos especiales.
La segunda capa es la Contabilidad de Gestion, en este nivel, se encuentran los movimientos que fueron originados tanto por los Comprobantes de la primera capa, como por comprobantes manuales que se generan aqui mismo.
La tercer capa es la Contabilidad, en este nivel se realizan los estados contables de la empresa con toda la información de las instancias anteriores.
Análisis de la Información en el tiempo
Pasado
Con la Contabilidad se obtiene un claro panorama del pasado de la empresa
Presente
La Contabilidad de Gestión nos brinda información detallada y en tiempo real de la situación actual
Futuro
A través del Tablero de Comando podemos visualizar tendencias para analizar el futuro de cada medición